Overblog Suivre ce blog
Editer l'article Administration Créer mon blog

Vierzonitude

Le blog dont tout le monde parle mais que personne ne lit


Vierzon se cherche un nouveau prestataire pour organiser la foire-exposition 2017

Publié par vierzonitude sur 13 Novembre 2016, 20:40pm

La ville de Vierzon se cherche un nouveau prestataire pour l'organisation et la commercialisation de la foire-exposition de Vierzon. Une véritable privatisation de la foire-exposition désormais puisque la ville se décharge complètement de l'organisation de la foire-exposition sauf les concerts. En lisant l'appel d'offres, les détails vont se nicher très loin : la ville demande "une identité forte", "un thème attractif". Le futur prestataire a aussi cette obligation : "Il veillera à associer le député-maire et la municipalité aux temps forts de la Foire-exposition et de la communication dont ils feront l'objet." Au fait, ça va nous coûter combien encore ?

Vierzon se cherche un nouveau prestataire pour organiser la foire-exposition 2017

Le cahier des charges a pour objectif de conforter, de dynamiser et d'assurer ainsi le succès et la pérennité de la foire-exposition nationale de Vierzon.


Pour cela, le prestataire sera chargé de donner une identité forte à la manifestation. Il aura ainsi la charge de proposer un thème attractif, de commercialiser les espaces des exposants en définissant leur implantation selon une organisation générale cohérente et efficace, de mettre en place un programme d'animations de qualité tout au long de la manifestation et de promouvoir la manifestation auprès d'un large public par une communication appropriée.


La foire-exposition de Vierzon se déroule chaque année sur 9 jours en principe du premier samedi au deuxième dimanche de septembre.

Le titulaire du marché devra :

- assurer la commercialisation des emplacements des exposants,
- assurer le suivi des exposants (depuis l'envoi du dossier de demande d'admission jusqu'à la fin de la foire y compris le suivi des paiements), l'encaissement des sommes dues restant à la charge de la Ville de Vierzon, via le trésor Public,
- réalisation et impression de tous les documents nécessaires (plaquette, dossiers…)
- recruter de nouveaux exposants pour développer la présence de secteurs d'activités, non représentés ou sous représentés en se déplaçant sur d'autres manifestations régionales.
- assurer une permanence avant et pendant toute la durée de la foire que ce soit pour l'accueil et le contact avec les exposants, les visiteurs, les groupes.…
- organiser et prendre en charge le pot des exposants
- la Ville de Vierzon disposera d’un espace gratuit (6mx6m) au centre du hall
- gérer le suivi du recouvrement des factures (courriers de rappel).


Le titulaire du marché a des objectifs quantitatifs et qualitatifs, le premier étant de maintenir le nombre d'exposants au delà de cent-quarante, le second étant de s'assurer de la diversité des
secteurs d'activités représentés (vente d'automobiles, jardinage, vente de meubles et d'appareils d’électroménager, loisirs de plein air, la gastronomie, beauté Santé Forme, etc...), le troisième étant de maintenir la surface commercialisée au moins équivalente à celle des années précédentes.


Le titulaire du marché sera le seul interlocuteur des exposants, avant, pendant et après la manifestation en question.

Le titulaire du marché devra :

- élaborer et assurer le suivi du plan de communication,
- élaborer, décliner, produire et imprimer les visuels destinés à la promotion de la manifestation : environ 120 affiches 4X3 à Vierzon (la ville mettra à disposition son réseau), Bourges, Châteauroux, voire également pour Romorantin, Salbris et Issoudun, affiches 40X60 ou A3 pour affichage magasins et lieux publics, CE et associations, dépliants : diffusion en boite aux lettres à Vierzon et environs + foire de Vierzon + lieux publics et magasins de Vierzon, dossier de presse destiné aux médias et aux spécialistes de ces événements, ainsi qu'au service
communication de la Ville de Vierzon, panneaux aux entrées de la Ville de Vierzon,
- gérer la communication digitale avec un site Internet dédié à la Foire, une page Facebook, des newsletters,
- concevoir le rédactionnel et réaliser les achats d'espaces de publicité dans la presse, éventuellement dans le
cadre de partenariats avec les médias,
- gérer les contacts avec les médias avant, pendant et après la foire-exposition,
- assurer la signalétique aux entrées et à l’intérieur de la Foire Exposition,
- réaliser une revue de presse.


L'impression et la distribution des dépliants seront à la charge de la Ville de Vierzon.
 

Le titulaire du marché assurera la production et la gestion de la communication. Il veillera à associer le député-maire et la municipalité aux temps forts de la Foire-exposition et de la communication dont ils feront l'objet. Il en sera de même pour la communication digitale.

Le titulaire du marché prendra à sa charge l'ensemble des animations nécessaires à l'attractivité de la
manifestation :


- définition du plan général d'animations interne à la manifestation dont le thème et les animations enfants,
- le thème principal de la Foire sera décliné sur une surface d’au moins 500 m2 et comprendra obligatoirement une animation déambulatoire pendant les 9 jours de Foire,
- le titulaire veillera à ce que les animations soient réparties de manière équilibrée sur la Foire, notamment entre le grand hall et la Salle Madeleine Sologne,
- conception d'un jeu-concours pendant toute la durée de la manifestation pour faire gagner des bons d’achat (impression affiche, coupons compris),
- recruter un animateur micro pendant toute la durée de la Foire
- animations des allées, de la nocturne…
- prise en charge des droits SACEM des animations achetées par le titulaire.


Le titulaire du marché proposera le thème principal à la Ville de Vierzon qui donnera son accord sous 48 heures sauf samedi, dimanche et jours fériés.


Si le thème ne convient pas à la Ville de Vierzon, le titulaire devra faire valider une autre proposition sous 10 jours ouvrés. Le titulaire du marché aura ensuite la responsabilité de la production et de la gestion de cette
prestation.


Spectacles
La Ville de Vierzon assurera la production et la gestion de cette prestation.


Le titulaire du marché devra :


- réaliser les plans de répartition des emplacements pour les exposants et leurs éventuelles adaptations,
- rédiger le dossier de sécurité en concertation avec le chargé de sécurité,
- contractualiser avec le chargé de sécurité,
- assurer la relation avec tous les intervenants de la foire-exposition, avec la ville et ses services qui prendront
en charge : l'aménagement des stands et l'installation des chapiteaux, l'installation électrique et alimentation en eau, le nettoyage, l'équipe SSIAP,


- gérer, en lien avec un coordonnateur unique, la relation avec les services de la Ville,
- recruter et gérer le personnel technique de permanence pendant les périodes de montage et de démontage, pour l’accueil des exposants et pendant toute la durée de la Foire (ouverture des portes, livraison diverses et variées, demande des exposants…) hors électricien et plombier,
- prendre en charge l’équipe de sécurité intrusion et malveillance pendant toute la durée de la Foire, montage et démontage compris.
- la pose de la moquette dans les allées de la Foire et sur le Thème.

Le titulaire du marché devra en ce qui concerne le suivi administratif :


- assurer le suivi budgétaire en lien avec les services de la Ville, sachant que le prestataire n'a pas la maîtrise des tarifs car ceux-ci sont votés par le conseil municipal de la ville de VIERZON.
- gérer, assurer et suivre toutes les formalités réglementaires existantes ou à venir (dossier de sécurité, commission de sécurité, dossiers de licences pour les débits de boissons...)

Commenter cet article

Archives

Nous sommes sociaux !

Articles récents